Un stage , pourquoi faire ?
Le stage a pour objectif de permettre à un étudiant de mettre en pratique les outils théoriques et méthodologiques acquis au cours de sa formation, d'identifier ses compétences et de conforter son objectif professionnel.
Le stage a ainsi pour but de le préparer à l'entrée dans la vie active notamment par une meilleure connaissance du monde professionnel et des activités professionnelles qui s'y conduisent.Un stage n'est pas un emploi, il ne peut en aucun cas servir à remplacer un personnel absent ou à exécuter des tâches productives normalement dévolues à un salarié.
Le stagiaire garde son statut d'étudiant tout au long du stage, il est en formation. Son apprentissage dans le milieu professionnel est encadré
- par un tuteur à l'université
- par un maître de stage dans l'organisme d'accueil
Le stage exige une convention entre l'Université et un organisme d'accueil.
Aucun stage ne peut débuter sans l'accord de l'Université.Stage obligatoire, stage complémentaire
Le stage est obligatoirement intégré, inscrit dans le cadre de la formation et du projet personnel et professionnel de l'étudiant(e).
- Le stage intégré peut être OBLIGATOIRE en vue de la délivrance du diplôme : il se fait dans le cadre d’un enseignement, UE de licence, UE PRO, séminaire ou bien mémoire de master, ou doctorat.
Il est évalué, noté et concourt à l'acquisition d'ECTS (crédits européens)
- Ou bien le stage intégré est COMPLEMENTAIRE à la formation, à l'initiative de l'étudiant, dans une visée d'insertion professionnelle, d'acquisition de compétences en cohérence avec sa formation ou bien de réorientation.
Ce stage doit être autorisé et évalué par un enseignant titulaire de la formation.Un stage, quelle durée ?
Un stage d'observation peut durer quelques jours, un stage d'activité quelques semaines, un stage de fin d'études quelques mois.
S'il y est autorisé par le directeur de sa formation, un étudiant peut effectuer jusqu'à six mois de stage par an, et dans de rares cas plus de six mois, lorsque la maquette de son diplôme a prévu une durée supérieure.
La durée du stage est définie par les dates de début et de fin de stage portées sur la convention de stage, quel que soit le nombre d'heures effectuées dans le mois par le stagiaire.
Le stage peut être à temps plein ou à temps partiel. Des aménagements d'horaires doivent être prévus et négociés avec l'organisme d'accueil afin que le stagiaire puisse suivre ses cours ou être présent aux examens.
L'année universitaire s'arrêtant fin septembre, le stage ne peut pas aller au-delà du 30 septembre.
Il existe deux cas particuliers :
- Si l'étudiant veut prolonger son stage à partir du 1e octobre, il doit d'abord procéder à son inscription pour l'année universitaire suivante, puis solliciter de sa composante la signature d'un avenant à la convention.
- Si un diplômé de licence ou de master en fin d'études veut poursuivre son stage au-delà du 30 septembre, il peut parfois être autorisé par sa composante à compléter ses six mois de stage. Le stage ainsi prolongé ne peut pas aller au-delà du 31 décembre.
Les obligations de l’organisme d’accueil
L’organisme qui accueille le stagiaire est une personne morale, sous statut privé ou public
- Il est signataire de la convention de stage, il est responsable de la bonne exécution du stage dans le cadre fixé par la loi et dans le respect des clauses de la convention de stage, en particulier sur la gratification du stagiaire
- Il permet à l'étudiant de respecter les exigences de son département en matière d'assiduité aux cours et aux examens
- Il nomme un maître de stage chargé d'assurer le suivi du stagiaire et d'optimiser les conditions de réalisation du stage
- Il ne peut être employeur du stagiaire
- Il fait respecter par le stagiaire les dispositions du règlement intérieur relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale (accès à l’entreprise, utilisation du matériel et des moyens de communication, confidentialité). Un manquement à la discipline constitue un motif pour mettre fin prématurément au stage.
Pourquoi une convention de stage ?
Sans convention de stage, l'organisme d'accueil se met dans l'illégalité, l'étudiant n'a pas d'existence juridique dans le cadre de la législation du travail, il n'est pas couvert pour le risque accident du travail/ accident du trajet.
Aucun stage ne peut débuter avant la signature de la convention par toutes les parties. L'université signe en dernier ressort, elle autorise ainsi le début du stage.
Convention de stage, définition
La convention de stage est le document qui règle les rapports entre l'Université, le stagiaire, l'organisme qui va accueillir le stagiaire.
Ce n’est pas un contrat de travail, le stagiaire conserve son statut d’ETUDIANT.
Son apprentissage dans le milieu professionnel est encadré par un tuteur à l'université et par un maître de stage dans l'organisme d'accueil.Convention de stage, combien d’exemplaires ?
La convention de stage est rédigée en QUATRE exemplaires :
- un exemplaire pour le stagiaire,
- un exemplaire pour l’organisme qui accueille le stagiaire,
- et deux exemplaires pour l’université, un pour le département de l’étudiant, un pour le Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle (BAIP).
Convention de stage, combien de signatures
Pour prendre effet, elle doit être signée par toutes les parties prenantes (quatre signatures sur chacun des quatre exemplaires, cela fait seize signatures). Qui signe ?
La signature du maître de stage dans l’organisme d’accueil est souhaitée, elle n’est pas obligatoire.
- le responsable de l’organisme d’accueil (directeur, responsable RH… Ce n’est pas le maître de stage qui signe, sauf dans les petites structures, quand le maître de stage et aussi le responsable de la structure)
- l’enseignant tuteur
- l’étudiant
- le directeur du département à l’université, par délégation de la Présidente de l’université. L'université signe en dernier ressort, elle autorise ainsi le début du stage.
Soyez prévoyant : il vous faudra environ trois semaines pour obtenir toutes les signatures.Annexes à la convention
- Annexe 1 - Votre certificat de scolarité (obligatoire)
À télécharger sur l’intranet de iSorbonne :- Annexe 2 - Protection maladie et accident du travail du stagiaire à l’étranger (le cas échéant)
- Annexe 3 - Fiche d'évaluation (à remettre au maître de stage)
Si vous êtes étudiant d’un autre département, voyez ci-dessous « Convention de stage, formulaires papier »Avant de saisir la convention en ligne, les informations à réunir
VOTRE SCOLARITÉ - VOS ASSURANCES
- Votre certificat de scolarité, à joindre en annexe
- Votre numéro de sécurité sociale ; êtes-vous affilié en tant que étudiant / ayant droit d’assuré social / assurance volontaire / étudiant étranger ?
Cas particulier :
- étudiant étranger de plus de 28 ans hors Union européenne : vous devez obligatoirement être immatriculé à la sécurité sociale française.
- étudiant étranger de l’Union Européenne : vous devrez joindre à votre convention la photocopie de votre carte européenne d'assurance maladie (en quatre exemplaires).
- Le nom de votre compagnie d’assurance et votre numéro de Police d’assurance : que votre stage soit en France ou à l’étranger, vous devez obligatoirement être couvert au titre de la responsabilité civile, par un contrat d'assurance accident et par un contrat d'assistance (assistance juridique, rapatriement sanitaire, etc.).
LE SUIVI DE VOTRE STAGE A L’UNIVERSITE
- Si votre stage est obligatoire (noté dans le cadre d’un enseignement, UE de licence, UE PRO, séminaire ou bien mémoire de master) : trouvez le nombre d'ECTS (crédits européens) dévolus au stage, dans la brochure de votre formation.
- Les noms et prénom de votre enseignant tuteur à l’université. L’enseignant-tuteur est l’enseignant qui est responsable de votre stage à l’université, que votre stage soit obligatoire ou bien complémentaire.
VOTRE STAGE
- L’intitulé de votre stage, et une présentation en une phrase du contenu des activités de votre stage (validées par votre enseignant tuteur)
- Les dates exactes du stage (début et fin). Calculez le nb total de jours si vous accomplissez votre stage en plusieurs périodes, notez les dates d’interruption de stage si votre stage va être interrompu (par des examens par exemple)
- Le nombre de vos heures hebdomadaires, et quelle est votre quotité de travail (35h hebdomadaires = temps plein = 100 %)
- Le montant exact de votre gratification, la liste des avantages en nature qui sont prévus (restauration, hébergement, remboursement de frais de transport…)
L’ORGANISME QUI VOUS ACCUEILLE
- Sa raison sociale exacte, son SIRET et son code NAF, l’adresse de son siège social, le nom de son représentant légal (dirigeant), son statut juridique.
Toutes ces informations se trouvent facilement sur www.societe.com, www.infogreffe.fr, www.aef.cci.fr,www.pagespro.fr, www.bottin.fr ou www.manageo.fr.
Cas particulier
- les associations : elles ne sont pas souvent répertoriées sur infogreffe, manageo ou societe.com, elles n’ont pas de SIRET.
Dans ce cas, demandez à vos contacts dans l’association le RCE de l’association, que vous poserez dans la case ‘SIRET’ du formulaire.
- les stages à l’étranger dans des entreprises étrangères : vous n’aurez pas à indiquer de numéro de SIRET.
- Les nom et prénom du signataire de la convention (obligatoirement un responsable de l’organisme, un directeur ou un responsable RH par exemple
- le maître de stage ne peut pas signer, sauf s’il est lui-même responsable habilité à signer), le numéro de téléphone de la direction ou du service RH de cet organisme d’accueilVOTRE ENVIRONNEMENT ET VOTRE MAITRE DE STAGE
Vous avez réuni toutes les informations qui vont vous être demandées ? Vous avez besoin d’un quart d’heure pour saisir votre convention. Soyez attentif à ne pas rater une étape, beaucoup de champs sont obligatoires.
- Le service dans lequel vous allez effectuer votre stage (si l’organisme comporte plusieurs services), l’adresse exacte du lieu de votre stage (si le stage n’a pas lieu au siège social)
- Les nom et prénom de votre maître de stage (= votre tuteur dans votre organisme d’accueil) et sa fonction
Annexes à la convention
- Annexe 1 - Votre certificat de scolarité (obligatoire)
À télécharger sur l’intranet de iSorbonne :- Annexe 2 - Protection maladie et accident du travail du stagiaire à l’étranger (le cas échéant)
- Annexe 3 - Fiche d'évaluation (à remettre au maître de stage)
En cas de problème
Cette saisie en ligne est un nouveau service : merci de faire remonter vos difficultés de saisie à stages@univ-paris3.fr
Le formulaire de la convention est à télécharger sur le site Intranet de l'université.
Vous avez à imprimer QUATRE exemplaires.
- Connectez-vous avec vos identifiants sur isorbonne, puis dans le bandeau sur INTRANET>Vie étudiante>BAIP>formulaire de convention
- Si votre stage se déroule à l'étranger, l'annexe 2 est obligatoire: à télécharger sur l'intranet, imprimez en QUATRE exemplaires
Une fois que toutes les rubriques de la convention ont été correctement remplies, la convention doit être signée en quatre exemplaires autographes (chaque signature est de la main du signataire, ce ne sont pas des photocopies, les conventions signées n'ont pas été transmises par fichier attaché).
- Vous faites d'abord signer le représentant de l'organisme d'accueil et apposer le cachet de l'entreprise, sur les quatre exemplaires,
- Le représentant peut être le dirigeant de la structure, ou un responsable RH.
- Il ne peut s'agir du maître de stage chargé d'assurer de vous suivre dans l’organisme d’accueil que s'il en est également directeur ou responsable RH.
- Si c’est possible, vous faites également signer le maître de stage qui va vous suivre dans l'organisme d'accueil
- Vous signez ensuite les quatre exemplaires.
- Vous faites signer votre tuteur de stage à l'Université :
- dans le cas d'un stage OBLIGATOIRE, il s'agit de l'enseignant responsable de votre UE de licence, de votre séminaire, de votre mémoire de master, de votre doctorat
- dans le cas d'un stage COMPLEMENTAIRE, à votre initiative, il s'agit du responsable des stages complémentaires dans votre département
- Vous remettez sans tarder les quatre exemplaires au secrétariat pédagogique de votre département qui soumettra les documents à la signature du directeur du département (ou de son délégué) et qui vous préviendra quand les conventions sont prêtes. Le cachet du département sera apposé sur les quatre exemplaires.
- Vous récupérez au secrétariat deux exemplaires de la convention, une pour vous, une pour l'organisme d'accueil. Le troisième exemplaire reste dans les archives du département, et le quatrième est transmis dans dans les plus brefs délais au BAIP/Bureau des stages, afin de vous assurer au plus vite pour le risque accident du travail/maladie professionnelle auprès de la CPAM avant le démarrage de votre stage.